成功的觀眾組織推廣活動(dòng)，應(yīng)結(jié)合所辦展覽的體營銷計(jì)劃，制定一套切合實(shí)際且行之有效的市場推廣方案。觀眾組織方案的制定首先應(yīng)對實(shí)施步驟的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行合理與科學(xué)的安排。觀眾組織計(jì)劃步驟具體可分成四個(gè)步驟評估市場、設(shè)定目標(biāo)、制定推廣方案、評估與監(jiān)測效果。展覽組織機(jī)構(gòu)在嚴(yán)密的方案指導(dǎo)下并涌過動(dòng)態(tài)的評估與監(jiān)測，就可以從容地進(jìn)行觀眾組織推廣的戰(zhàn)術(shù)組合，提高觀眾組織的效率與效果。展覽組織機(jī)構(gòu)需在制定展覽項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)應(yīng)先期策劃展覽觀眾組織的方案。
　　
　　評估市場展覽作為參展企業(yè)市場營銷組合中的一部分，應(yīng)為買賣雙方提供面對面與最直接的互動(dòng)平臺(tái)，能使展覽成為參展企業(yè)產(chǎn)品營銷組合與動(dòng)態(tài)市場營銷實(shí)體結(jié)合的營銷工具。因此，展覽組織機(jī)構(gòu)明確目標(biāo)觀眾界定后，需認(rèn)真地研究與分析開發(fā)的展覽題材在目標(biāo)市場營銷媒介的具體作用，詳細(xì)收集與研究所辦展覽題材的行業(yè)環(huán)境，同類競爭展覽在觀眾組織方面的具體措施與觀眾構(gòu)成的基本情況。展覽組織機(jī)構(gòu)同時(shí)還要不斷加強(qiáng)與開發(fā)所辦展覽的具體貿(mào)易功能與服務(wù)作用。展覽要達(dá)到良好的觀眾組織效果，在市場評估中應(yīng)特別關(guān)注以下的要素在展覽觀眾組織過程中能有效地促進(jìn)展覽的成功進(jìn)行：
　　
　　1、針對性：有效地將參展的觀眾按行業(yè)、職位、年齡等客戶管理要素進(jìn)行分類與檢索；
　　
　　2、時(shí)效性：安排合適的展期，合理地將“行業(yè)性”的采購檔期納入展覽開展的規(guī)劃；
　　
　　3、銷售環(huán)境：展覽為潛在貿(mào)易觀眾（買家）創(chuàng)造或提供更多直接了解參展企業(yè)的機(jī)會(huì)  ；
　　
　　4、成本效益:設(shè)法降低客戶參展成本，使承辦的展覽相比其它營銷工具有更好的附加值；
　　
　　5、持續(xù)性：發(fā)揮展覽所具的長期性與持續(xù)性的銷售影響，使參展商與貿(mào)易商從中獲益，
　　
　　6、協(xié)同性：引導(dǎo)展覽形成集宣傳、廣告、營銷推廣等市場營銷的協(xié)同作用。
　　
　　在觀眾組織過程中，以上六個(gè)方面的因素，對觀眾組織的影響非常大，展覽組織機(jī)構(gòu)只要將這些工作落到實(shí)處，并根據(jù)工作的實(shí)際效果向目標(biāo)觀眾進(jìn)行有效的宣傳與推廣，針對目標(biāo)觀眾所提出的不同需求并制定個(gè)性化解決方案，這將大大提高展覽觀眾組織的成功率。