前提對(duì)于舉辦一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模會(huì)議的組織者來說，如何讓眾多的會(huì)議參與者在每一個(gè)環(huán)節(jié)(諸如簽到、開會(huì)、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項(xiàng)目)中得到他們想要的東西，同時(shí)又能關(guān)注到與會(huì)者一些意想不到的情況(比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個(gè)人麻煩等)。另外，還要解決隨時(shí)都有可

能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時(shí)到場(chǎng)、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢?有九點(diǎn)值得注意:

一、確立明確的目標(biāo)。對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì)議開得有價(jià)值，都要有一個(gè)明確的目標(biāo)—通過會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的商業(yè)平臺(tái)，并且能回報(bào)投資，這是承辦方必需要了解清楚的。

二、完善信息的采集與分析。信息的收集極為重要，這其中包括:了解客戶的需求、了解會(huì)議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、了解會(huì)議涉及的行業(yè);行業(yè)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)和行業(yè)整體趨勢(shì)等方面的內(nèi)容，更要充分分析自己的不足等。

三、追求不斷的創(chuàng)新。每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都充滿激情與樂趣。

四、制定周密的計(jì)劃。無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

五、實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理。在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。

六、結(jié)束總結(jié)。成功的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃;積極的談判和交流的技巧;規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理;優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會(huì)議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值?什么是你公司的投資收益?與會(huì)者明年還會(huì)參加你的會(huì)議嗎?將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會(huì)議方案中。

七、不要省小錢犯大錯(cuò)。保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會(huì)議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

八、顧客永遠(yuǎn)是第一位的。你的顧客會(huì)付賬給你，因此他們必須要感受和接受參會(huì)的價(jià)值，體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。

九、合理控制成本。在保證會(huì)議接待質(zhì)量的前提下合理控制會(huì)議成本，是在激烈的會(huì)議接待業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地的不二法門。